Tylko ok. 25% firm pozwala pracownikom bezpośrednio angażować się w zmiany zachodzące w środowisku pracy.

Według autorów opublikowanego na początku 2017 r. raportu „Nie bój się Activity-Based Working” średni czas, jaki firmy spędzają w jednej lokalizacji, wynosi w Polsce 5 lat[1] - to standardowy dla polskiego rynku okres zawierania umów najmu. Rynkowa praktyka pokazuje, że zbliżając się do jego końca najemcy zaczynają zastanawiać się, co powinni skorygować w swoim biurze. Wówczas albo szukają nowej siedziby, albo starają się znaleźć pomysł na lifting zajmowanej dotychczas powierzchni. Jeśli decydują się na rearanżację przestrzeni biurowej wcześniej, zazwyczaj ma to związek z ich rozwojem – szybkim przyrostem liczby pracowników lub połączeniem firm o różnych kulturach organizacyjnych.

- Nie da się ukryć, że w ostatnich latach kwestie związane z aranżacją przestrzeni biurowej nabrały w Polsce olbrzymiego znaczenia. Nowoczesne biuro jest dla firm silnym wsparciem działań z zakresu employer brandingu. To szczególnie istotne dzisiaj, gdy głośno mówi się o tzw. rynku pracownika w sektorze nowoczesnych usług dla biznesu. Centra BPO/SSC czy przede wszystkim IT po prostu muszą zapewniać pracę w przemyślanym i atrakcyjnym środowisku, bo pracownicy mają świadomość trendów obowiązujących na rynku – chcą pracować w biurze o wysokim standardzie – mówi Halina Gniadecka z Allcon Investment.

Pracodawcom zależy więc, żeby ich biura w jak największym stopniu spełniały oczekiwania obecnej i przyszłej kadry. Pomimo tego pracownicy wciąż stosunkowo rzadko mają wpływ na zmiany zachodzące w ich środowisku pracy. Ze wspomnianego badania wynika, że takiej możliwości nie mają zatrudnieni w ponad 40% firm, natomiast możliwość bezpośredniego zaangażowania się w projekt związany z kształtowaniem przestrzeni biurowej pojawia się jedynie u 25% pracodawców.

- Chociaż widzimy, że przykładów włączania kadry w tego typu działania jest coraz więcej, to dane pokazują, że w wielu firmach, kiedy zapadnie decyzja o przeprowadzce czy zmianie wyposażenia i układu biura, pracownicy wciąż są pozbawieni wpływu na aranżację przestrzeni. W efekcie nowa przestrzeń często nie jest dopasowana do ich potrzeb. Zdarzają się też niechlubne przypadki, gdy pracownicy są pytani o swoje preferencje, a mimo wszystko ostateczne decyzje zostają podjęte z pominięciem ich rekomendacji – tłumaczy Beata Rejkowska, Sales Operation Director w Kinnarps Polska.

Wiele zadań w jednym miejscu

Udzielenie pracownikom głosu i zaangażowanie ich w powstawanie nowego środowiska pracy skutkuje poparciem członków zespołu dla zachodzących w firmie zmian. A wraz z poczuciem wpływu wzrasta także satysfakcja i pozytywne postrzeganie pracodawcy. Co ważne, współpraca z pracownikami na polu aranżacji przestrzeni biurowej nie generuje dużych kosztów. Podobnie może być z wprowadzaniem ważnych zmian, które nie muszą oznaczać rewolucji i mogą dotyczyć tylko wybranych części biura, np. wyposażenia części wspólnych, takich jak kantyny czy nieformalne miejsca spotkań. Niezależnie od zakresu wprowadzanych w miejscu pracy modyfikacji, kluczowe jest dopasowanie ich do faktycznych potrzeb kadry.

­- Dzisiaj pracą rządzi różnorodność. Pracownicy, zwłaszcza najmłodsi, chcą mieć możliwość wyboru godzin wykonywania swoich obowiązków, a także elastycznego „przełączania się” pomiędzy samodzielną pracą w skupieniu i trybem konwersacji. Zadaniem pracodawców jest dopasowanie biura do rozmaitych aktywności i preferencji, zapewnienie swobodnej mobilności w miejscu pracy – wyjaśnia Beata Rejkowska z Kinnarps Polska.

Dlatego obecnie najemcy zwracają uwagę już nie tylko na stawkę czynszową czy lokalizację, lecz przykładają też dużą wagę do aranżacji biura, czym starają się wpisać w oczekiwania pracowników – widać to coraz częściej w tworzonych strefach relaksu czy „otwieraniu” przestrzeni w miejscu pracy.

- Wciąż rosnący rynek biurowy w Polsce jest w stanie zaspokoić potrzeby nawet najbardziej wymagających najemców. Standardem jest dziś dostarczanie powierzchni biurowej „pod klucz”. Wśród dzisiejszych trendów stale najważniejsze wydaje się odchodzenie od wyraźnie podzielonych przestrzeni, które są postrzegane jako niesprzyjające kreatywności i integracji zespołu. Otwarte wnętrze można też bez trudu strefować, co pozwala dostosowywać biuro do różnych typów wykonywania pracy – dodaje Halina Gniadecka z Allcon Investment.  

Zgodnie z raportem „Nie bój się Activity-Based Working” przestrzenie typu open space znajdują się w 72% biur w Polsce, z których 56% to otwarte pomieszczenia z udogodnieniami w postaci m.in. miejsc spotkań czy odpoczynku. Kolejnych 21% miejsc pracy podzielonych jest na pokoje i gabinety, natomiast 7% to elastyczne powierzchnie precyzyjnie dopasowane do pracowników i charakteru wykonywanych przez nich zadań.