Pandemia koronawirusa sprawiła, że w wielu firmach zmieniło się podejście do pracy. Przeszkodą w powrocie do biur stały się wymagania dotyczące bezpieczeństwa w biurze związane z koniecznością zapewnienia odpowiedniej przestrzeni pozwalającej zachować dystans społeczny.

Tę tendencję doskonale obrazuje sierpniowe badanie BBC. Zapytano 50 przedstawicieli brytyjskich dużych firm  o powrót pracowników do biura na stałe. Aż 24 przedsiębiorstwa  nie planują na razie powrotu, jednak 20 udostępniło swoje przestrzenie dla osób, które nie mogą lub nie chcą pracować z domu. Wiele firm stwierdziło, że nie jest w stanie pomieścić tak dużej liczby pracowników w biurze, zachowując jednocześnie wymagany dystans społeczny, aby zapewnić im bezpieczeństwo.

Z raportu CBRE „CEE Occupier Survey”, który także został opublikowany w sierpniu, wynika natomiast, że 75 proc. najemców w Europie Środkowo-Wschodniej zwiększyło udział pracy zdalnej, a 45 proc. pracodawców planuje zmniejszenie zagęszczenia osób w biurze. 

W tej niecodziennej sytuacji doskonale sprawdzają się elastyczne przestrzenie biurowe. Wbrew powszechnym przekonaniom nie są one przeznaczone wyłącznie dla freelancerów, start-upów i małych firm. Dlaczego tego typu powierzchnie są teraz tak bardzo popularne? 

1. Lokalizacja firmy

Osoby pracujące zdalnie lub w systemie rotacyjnym, nie chcą dojeżdżać do centrali firmy tylko po to, aby odbyć jedno spotkanie. Ułatwieniem byłaby możliwość pracy w biurze sąsiadującym z miejscem zamieszkania, w którym zapewnione są nie tylko standardy IT, ale również wymagania dotyczące zdrowia i bezpieczeństwa.

W obliczu zbliżającej się recesji na horyzoncie i niepewnej sytuacji rynkowej, wiele firm poszukuje sposobów obniżenia kosztów poprzez zmniejszenie powierzchni biurowej i zwiększenie roli pracy zdalnej / rotacyjnej. W przypadku zmniejszenia powierzchni biurowej w centrali firmy, może pojawić się również potrzeba udostępnienia pracownikom biura w innej lokalizacji, nie wymagającej długiego dojazdu, a jednocześnie zapewniającej niezbędny komfort pracy. 

W efekcie operator elastycznych biur coraz częściej oferuje jednemu klientowi dostęp do wielu lokalizacji zamiast tradycyjnego podejścia budowania jednej siedziby firmy. Wychodząc naprzeciw tym potrzebom, powstają takie usługi, jak dostęp do wielu lokalizacji jednocześnie,  co znacząco obniża koszty wynajmu - podkreśla Hubert Abt, założyciel i CEO New Work.

2. Dystans społeczny i wymogi bezpieczeństwa

Organizacja przestrzeni biurowej jest dla firm ogromnym wyzwaniem. Po raz pierwszy w historii wzrośnie średnia powierzchnia przypadająca na stanowisko pracy. W ciągu ostatnich 20 lat było zupełnie inaczej. Redukcja kosztów spowodowała zmniejszenie średniej powierzchni stanowiska pracy z 20 do 7 m kw. Teraz ten trend odwróci się, a wartość wzrośnie do 10 m kw, gdy firmy wdrożą wymogi zasady „6 Feet Office” zaproponowanej przez Cushman & Wakefield, której głównym założeniem jest utrzymanie bezpiecznego dystansu 2 metrów, czyli około 6 stóp pomiędzy poszczególnymi osobami. 

3. Serwis i infrastruktura biurowa

Oprócz wynajęcia samego biura, operator biur elastycznych gwarantuje szeroki wachlarz usług. Najemcy mają do dyspozycji umeblowane biura, dostęp do drukarki i  powierzchni wspólnych. Mogą również korzystać z centrum konferencyjnego oraz w pełni wyposażonej kuchni z ekspresem do kawy i dystrybutorem wody. Najemcy nie muszą martwić się o kluczowe w codziennej pracy biura elementy: sprzątanie, dostępność Internetu czy rachunki za wodę. W przypadku New Work, obok typowych udogodnień, najemcy zwracają uwagę na wyjątkowy serwis recepcyjny – ponad 90 procent klientów ocenia tę usługę jako dostarczaną na najwyższym poziomie.

4. Prywatność

Brak prywatności to największa wada przestrzeni typu open space oraz coworków. W erze Covid-19 i zwiększonej potrzeby wyraźnego wydzielenia swojej przestrzeni, ten temat jest bardziej aktualny niż kiedykolwiek. Elastyczne biura serwisowane, często stawiane w tym samym segmencie, co klasyczne coworkingi, oferują znacznie wyższy poziom prywatności dzięki wydzielonym gabinetom. 

5. Elastyczność rozwiązań

Przedsiębiorcy mierzą się obecnie z niepewnością wynikającą z pandemii i jej skutków oraz nadchodzącą recesją.  Dlatego tak ważna jest dla nich elastyczność. W różnych wymiarach. Chodzi np. o możliwość dowolnej konfiguracji przestrzeni, czasu umowy, zakresu usług. Takie rozwiązania pozwalają swobodnie powiększyć zajmowaną przestrzeń w przypadku rozbudowania zespołu. Cenioną przez najemców usługą jest również możliwość zarejestrowania firmy pod adresem biura serwisowanego. 

W naszych biurach klienci mogą dziś podpisać umowę i jutro rozpocząć pracę. Ponadto mają swobodę w kwestii czasu trwania umowy – od 3 miesięcy w górę. W ostatnich kilku miesiącach widzimy zwiększone zainteresowanie ze strony firm, które poszukują szybkich rozwiązań „tu i teraz”, nadążających za dynamiczną sytuacją związaną z rynkiem pracy – wylicza Hubert Abt. 

6. Relacje i komfort pracy

Praca w biurze i praca zdalna wzajemnie się uzupełniają i dla większości osób żadna z nich nie może całkowicie zastąpić drugiej opcji. Pracownicy po kilku miesiącach na home office tęsknią za wyraźnym podziałem między życiem zawodowym, a prywatnym i relacjami z współpracownikami. Badania CBRE „Working from home survey 2020” wskazują również, że minimalizm domowego biura przestaje być atrakcyjny,  szczególnie w kontekście braku dostępu biurka i wygodnego krzesła.

Mierzymy się tutaj jednocześnie z kilkoma problemami. Z jednej strony, zmniejsza się powierzchnia w centralach firm,  a z drugiej – długotrwała praca w domu stwarza problemy niektórym pracownikom. To nie tylko brak interakcji społecznych z członkami zespołu. To również brak prywatności do pracy, braku wsparcia informatycznego czy po prostu kwestia ubezpieczenia. Jeśli coś się wydarzy w domu, pojawi się pytanie o zasadność realizacji świadczeń przez ubezpieczyciela. To wszystko można rozwiązać na przykład dzięki cyfrowej przepustce biurowej, która działa w wielu lokalizacjach i pozwala pracować w dogodnym miejscu - podkreśla Hubert Abt.

***

New Work jest jednym z liderów wśród dostawców biur elastycznych w Europie Środkowo-Wschodniej. Firma, która powstała w 2012 r., zarządza powierzchniami biurowymi w trzech krajach – Polsce (Warszawa, Kraków, Gdańsk i Łódź), na Węgrzech (Budapeszt, Budaors), w Czechach (Praga). To aż 16 lokalizacji o łącznej powierzchni 43 tys. m kw. Z usług firmy New Work korzysta m.in. LOT, Lufthansa i Tata